在这个科技化的时代,互联网已成为每个人获取、接收与输出信息的重要媒介。这一趋势有赖于互联网所创造的获取信息的便利性,使用搜索引擎、微信公众号、APP、播客等途径,每个人能轻易获取想要的信息。但信息获取的便利性必然导向某些问题:搜索结果展示的是海量的信息源,轻易上手又易上瘾的APP在谋杀我们的时间,碎片化的信息使我们放弃思考。
面对海量的信息,律师如何掌握主动权呢?主要体现于三个方面:信息的检索、信息的获取与搜集以及信息的输出。每一方面都有其技术性的技巧,结合可行的经验方法、利用软件的技术来做信息管理是未来律师必备的职业技能。
“新四化”发展战略:
律师在工作过程中时时接收大量的信息,为了提升律师的信息管理技能,辽宁瀛沈律师事务所特邀请辽宁同泽律师事务所的宋佳音律师向所内的律师及助理分享了主题——律师的信息管理。宋佳音律师以自身的信息管理经验出发,向辽宁瀛沈律师事务所内的律师及助理分享了详尽的工具使用方法、技巧与经验。此次分享正契合了瀛和律师机构的平台化、数字化、产品化、一体化的“新四化”发展战略,致力于提升律师的效率与能力。
No.1信息的检索
1.搜索引擎上的检索
每个人几乎每天都要使用搜索引擎来检索信息。使用过不同搜索引擎的律师或许会发现不同的网站呈现出来的搜索结果的数量与排序是不同的,这是搜索引擎的技术原理所致。因为搜索引擎的搜索结果是通过算法展现出来的,学会搜索语法对律师工作中的信息检索会有很大的帮助。检索信息时不只有输入空格一种方式,以下列举一些较为常用的搜索语法:
● “site:”+域名——搜索结果局限于某个具体域名的网站或网站频道
●“inurl:”+关键词——搜索结果局限于包含关键词的网页链接
● “intitle:”+关键词——搜索结果局限于网页的标题栏中包含关键词的
● 关键词1 “-” 关键词2——在关键词1的搜索结果中排除包含关键词2的搜索结果
● “词组”(词组外加双引号)——因搜索引擎通常将词组分解为词语进行搜索,使用这一语法能够将搜索结果限定为完全匹配引号内的词组
● “filetype:”+ pdf/doc/txt...——查找某一特定文件类型,如filetype:pdf展现的是所有PDF文件的搜索结果。
2.电脑中的检索
搜索引擎中储存着海量的信息源,律师的电脑中也储存着大量的文件,对电脑内部的文件管理亦可使用工具来进行。使用Everything软件能实现快速定位电脑中符合搜索词的文件,也能帮助查找电脑中的空文件夹与重复的文件,方便律师进行文件的检索与整理。Listary软件能够定位并启用电脑中的文件夹与程序,更能通过自定义设置快捷打开的网页地址的方式实现一键联网搜索。DocFetcher则可以对文档里的内容进行搜索。再结合PDF的图像增强、标签拆分功能,DocFetcher能够轻易定位扫描版书籍中的文字。在使用这些搜索工具之前,同样要先掌握它们的语法,以便更准确高效地匹配出想要的搜索结果。
电脑内文件的命名对管理、检索文件至关重要。文件的命名最好包含关键词、文件类型及时间。自定义的文件命名规则与文件夹目录层级结构能够帮助律师更好地将文件归档与查找。一个清洁的桌面与层级结构清晰的文档储存体系能够体现律师对文件管理的掌控。
No.2信息的获取与搜集
律师在信息的获取与搜集上需掌握主动权。通过RSS阅读器订阅新闻网站、博主、播客以及自媒体,律师能够及时获取最新的信息更新,以便定期查看、阅读及整理。只是翻阅最新信息、观看演讲、下载最新会议纪要并不等于获取了有效的信息,律师需同步进行信息的搜集与整理,形成自己的信息库,实现管理信息。
随手书写摘抄或复制粘贴下来的信息会显得杂乱无章,丢失掉内容之间的关联性,电子笔记的剪藏功能能更好地帮助律师保留信息源。制作电子笔记的工具有印象笔记、为知笔记、Onenote以及有道云笔记。利用这些工具的剪藏、标签管理、分类等功能,律师能够获取信息,记录思考内容,建立起自己的信息库,对信息进行管理。当再次需要这些信息时,做信息管理的律师能够避免重复性的检索与搜集。
No.3信息的输出
信息的输出是一个整理思路、深度思考的过程。律师做文书写作时不只有使用word文档一种方式,大纲笔记或MarkDown语法更能协助律师整理出清晰的思路,使文书写作集中于写作本身。
大纲笔记以层级折叠式文字展现书写人的思维结构,便于内容的及时补充、扩展或删除以及层级间的拖拽调整。结合标签功能,大纲笔记可用于制订、管理任务,更能进行多人协作任务的进度管理与追踪。适合律师使用的大纲笔记软件有幕布与Workflowy。
MarkDown语法的文字编辑有助于律师投入于流畅的写作中,因MarkDown的语法编写能够在输入文字的过程中直接实现文字格式的调整,为律师省去不断调整排版的烦扰。MarkDown的语法简单易学,对照着书写几次后即可熟练掌握,推荐律师使用。
e律师律所管理系统,致力为律师提供便于管理、操作与协作的工作平台,但是律师的信息管理还需通过自身的学习与实践来实现。在这个趋于电子化办公的时代,利用技术工具来做信息的管理是律师的必备技能。掌握技术即能有效获取信息、及时搜集与整合信息并形成律师自己的信息库,便于信息的再次调用。